Klokkenluiden policy en privacy

Algemeen beleid inzake klokkenluiden

I. Introductie

Dit beleid is van toepassing op Airkan NV, met maatschappelijke zetel te Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0423.001.459 (hierna “AIRKAN”).

AIRKAN beschouwt integriteit als een van de hoekstenen van haar DNA. Om deze reden heeft AIRKAN een klokkenluidersmechanisme opgezet dat zowel medewerkers als externe partijen (hierna de “Klokkenluider”) de mogelijkheid biedt om elke overtreding van interne beleidslijnen en procedures, onethisch gedrag, fraude, gebrekkige kwaliteit en andere overtredingen op wet- en regelgeving op vertrouwelijke wijze te melden.

Het klokkenluiderssysteem is in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (hierna de “Richtlijn”) alsook de Belgische wet ter omzetting van deze Richtlijn van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (B.S. 15 december 2022).

II. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle Klokkenluiders, dit zijn natuurlijke personen die een werkrelatie hebben met AIRKAN, waaronder:

1. Werknemers;
2. Overige niet-loontrekkende medewerkers;
3. Uitzendkrachten zoals aannemers of uitzendkrachten;
4. Onbetaalde vrijwilligers of stagiaires;
5. Personen die zelfstandigen diensten verlenen, zoals consultants;
6. Aandeelhouders;
7. Leveranciers.

Dit beleid is ook van toepassing op personen van wie de werkrelatie is beëindigd of op het punt staat te beginnen, als zij informatie hebben verkregen over incidenten tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens het wervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen.

III. Wat kan er worden gemeld?

De volgende onderwerpen vallen onder het klokkenluidersbeleid:

1. Schendingen van door ons gecommuniceerde verklaringen of -procedures, waaronder onethisch gedrag, prestaties van slechte kwaliteit, incompetentie en professioneel wangedrag;
2. Pesten, intimidatie, discriminatie of middelenmisbruik;
3. Een strafbaar feit, met inbegrip van diefstal of fraude;
4. Het niet nakomen van wettelijke verplichtingen;
5. Inbreuken op de bescherming van privacy en persoonsgegevens;
6. Gebreken aan de beveiliging van onze netwerk- en informatiesystemen;
7. Pogingen om informatie met betrekking tot een van de bovenstaande te onderdrukken of te verbergen.

AIRKAN wenst de Klokkenluider eraan te herinneren dat volgende domeinen uitgesloten zijn van het toepassingsgebied van de wet: de nationale veiligheid, geclassificeerde gegevens, informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim, informatie tussen een advocaat en zijn cliënt, alsook de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen.

IV. Indiening van kennisgevingen

U wordt sterk aangemoedigd om uw zorgen via interne kanalen te melden als u zich bewust wordt van een schending van wetten, voorschriften of intern beleid en procedures.

Als Klokkenluider kan u ofwel een interne ofwel een externe melding indienen. Indien u schriftelijk of mondeling informatie communiceert over een inbreuk binnen AIRKAN is er sprake van een interne melding. U kan ook kiezen voor een externe melding aan de bevoegde overheidsinstanties of voor openbaarmaking door te publiceren via een blog of via een journalist.

V. Bescherming van de klokkenluider

Bij AIRKAN zijn we ons ervan bewust dat u zich zorgen kan maken over de mogelijke implicaties en represailles naar aanleiding van een melding.

AIRKAN heeft daarom dit publiek beleid opgesteld om ervoor te zorgen dat er een kader bestaat waarbinnen klokkenluiders, waaronder werknemers, hun zorgen kunnen melden zonder angst voor represailles.

Het is belangrijk dat u uw zorgen niet bespreekt met iemand die betrokken is bij het incident of uw vermoedens bekendmaakt aan iemand anders dan de persoon aan wie u vertrouwelijk advies hebt gevraagd.

Geen enkele klokkenluider die een incident meldt, kan worden bestraft of het onderwerp zijn van een discriminerende maatregel omdat hij of zij te goeder trouw een melding heeft gedaan via het klokkenluidersmechanisme.

AIRKAN staat geen vergelding toe tegen degenen die te goeder trouw een schending of vermoedelijke schending van het beleid of de procedures melden.

De wet verbiedt immers elke vorm van represailles of ongunstige behandeling jegens de klokkenluider zolang zijn melding voldoet aan de bovengenoemde voorwaarden.

Als u een melding indient en later zou blijken dat u zich vergist heeft of als er een geldige verklaring is voor uw bezorgdheid, zal u niet worden gestraft of gediscrimineerd.

VI. Interne meldingskanalen

AIRKAN heeft drie meldingskanalen voor klokkenluiden die toegankelijk zijn voor interne en externe klokkenluiders.

Meldingen kunnen worden ingediend via:

1. U kunt een melding indienen via ons specifieke contactformulier op de website van www.airkan.be/klokkenluiden-formulier;
2. U kunt een e-mail versturen met vermelding van “Klokkenluiden” naar: whistleblowing@airkan.be;
3. U kunt een brief versturen met vermelding van “Klokkenluiden” naar: Airkan NV, Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde, België.

VII. Externe meldingen

In overeenstemming met de Richtlijn is de Belgische staat verplicht om de autoriteiten aan te wijzen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen, feedback te geven en op te volgen, en om hen voldoende middelen te verschaffen.

Volgende instanties werden aangeduid voor het ontvangen van externe meldingen over inbreuken binnen de private sector, ieder voor hun domein:

• de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
• de Federale Overheidsdienst Financiën;
• de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
• de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
• de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
• de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid
• het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
• het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
• het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
• de Belgische Mededingingsautoriteit;
• de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
• de Nationale Bank van België;
• het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
• de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
• het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
• het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
• het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
• het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
• de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
• de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
• de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
• de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
• de Scheepvaartcontrole.

U kan ook kiezen voor een externe melding door te publiceren via een blog of via een journalist indien er geen passende maatregelen zijn genomen binnen een redelijke termijn of indien de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang of een indien er een risico op represailles bestaat of indien het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen.

VIII. Inhoud van de melding

Uw rapport moet de volgende informatie bevatten:

1. Uw naam en relatie met AIRKAN en uw contactgegevens;
2. Uw rol of betrokkenheid bij het in de melding genoemde incident;
3. Een gedetailleerde beschrijving van het incident dat u wilt melden, samen met de tijd, datum en locatie;
4. De naam en contactgegevens van andere personen die getuige zijn geweest van of meer informatie hebben over het incident;
5. Alle informatie die u mogelijk hebt over soortgelijke eerdere incidenten met betrekking tot de persoon of personen die in uw rapport worden genoemd;
6. Alle bewijzen of nuttige documenten die u hebt in verband met het rapport.

IX. Ontvangst van de melding

De meldingen worden ontvangen en afgehandeld door de aangeduide meldingsbeheerder voor de opvolging van meldingen door klokkenluiders, zijnde: Angélique Van Welden, Human Resources.

Mocht door de aard van de melding de meldingsbeheerder niet ten volle de onpartijdigheid kunnen garanderen zal een andere meldingsbeheerder worden aangesteld. Na ontvangst van de melding controleert de verantwoordelijke of de melding binnen de reikwijdte van de klokkenluidersregeling valt.

Binnen 7 dagen na ontvangst van de melding wordt de klokkenluider geïnformeerd of de melding is geaccepteerd of geweigerd. Deze feedback is niet mogelijk wanneer het gaat om een anonieme melding die is gedaan via een telefoongesprek of via een schriftelijke communicatie.

Om onderworpen te zijn aan de klokkenluidersregeling geldt als voorwaarde dat AIRKAN redelijke gronden heeft om aan te nemen dat op het ogenblik van de melding de gemelde informatie waarachtig is en dat zij de procedure voorzien in de nieuwe wet gevolgd heeft. De klokkenluider moet immers de informatie waarop de melding is gebaseerd in een professionele context hebben verkregen.

Als de melding niet binnen het toepassingsgebied valt, wordt het afgewezen en wordt de klokkenluider gevraagd contact op te nemen met de externe overheidsinstanties conform artikel VI van deze Verklaring.

X. Onderzoek van de melding

Na acceptatie van de melding start de klokkenluiderverantwoordelijke een onderzoek naar de inhoud van de melding. Binnen drie maanden na de aanvaarding van de melding stelt de meldingsverantwoordelijke de klokkenluider in kennis van de stand van het onderzoek. De klokkenluider heeft het recht om geïnformeerd te worden over de status van het onderzoek. De melder heeft echter geen recht op de inhoud van het onderzoek.

Zoals vereist door de Richtlijn, is AIRKAN verplicht om de in het rapport genoemde personen de gelegenheid te geven te zijner tijd te worden gehoord om hun kant van de feiten toe te lichten, rekening houdend met de anonimiteit en vertrouwelijkheid van het rapport en waar dit het onderzoek niet schaadt.

XI. Beëindiging van het onderzoek

Wanneer het onderzoek is afgerond, wordt de klokkenluider hiervan en van de uitkomst op de hoogte gesteld.

Wanneer de melder echter geen partij is in de zaak, heeft de melder geen recht op gedetailleerde informatie over hoe AIRKAN met de melding omgaat. Zoals vereist door de Richtlijn, zijn wij verplicht om de in het rapport genoemde personen te zijner tijd op de hoogte te stellen van de beëindiging van het onderzoek, rekening houdend met de anonimiteit en vertrouwelijkheid van de melding.

XII. Vertrouwelijkheid van het rapport

Als u een probleem aan de orde stelt, wordt de vertrouwelijkheid van uw identiteit gegarandeerd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Uw identiteit wordt niet bekendgemaakt aan andere personen dan degenen die bevoegd zijn om rapporten te ontvangen of op te volgen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit uw identiteit (in)direct kan worden afgeleid.

Uw identiteit mag alleen worden bekendgemaakt in het geval van een noodzakelijke en evenredige verplichting, opgelegd door EU- of nationale wetgeving in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures. Onder meer om de rechten van de verdediging van de betrokkene te beschermen.

 

Privacyverklaring rond Klokkenluiden

1. Introductie

Deze Privacyverklaring is van toepassing op Airkan NV, met maatschappelijke zetel te Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0423.001.459 (hierna “AIRKAN”).

AIRKAN wil u met deze Privacyverklaring informeren waarom en op welke wijze AIRKAN persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in het kader van het klokkenluidersproces omdat we veel belang hechten aan de bescherming van uw privacy tijdens de verwerking van uw persoonsgegevens.

Door gebruik te maken van het meldingsformulier gaat de klokkenluider akkoord met de verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn aangegeven in deze Privacyverklaring.

AIRKAN’s proces rond klokkenluider is in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (hierna de “Richtlijn”), de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens zijnde EU-verordening nr. 2016/679 (hierna “AVG”), alsook de Belgische wet ter omzetting van deze Richtlijn van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (B.S. 15 december 2022).

Meer informatie rond het toepassingsgebied, de meldingsprocedure en de beschermingsmechanismen voor klokkenluiders kan u steeds online terugvinden in onze Algemene Verklaring rond Klokkenluiden, gepubliceerd op onze website www.airkan.be.

Als verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 4 AVG zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die AIRKAN verzamelt en verwerkt om te voldoen aan de wetgeving.

2. Op welke wijze verwerken we persoonsgegevens van u?

De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op papier en/of met behulp van digitale dragers.

AIRKAN zal de verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen en enkel personen die bevoegd zijn om deze taken uit te voeren en bewust zijn gemaakt van de beperkingen die worden opgelegd door de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens zullen uw persoonsgegevens verwerken.

AIRKAN zal de verstrekte informatie nooit openbaar maken zonder toestemming of op basis van een wettelijke rechtsgrond.

AIRKAN heeft gezorgd voor passende en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

3. Welke type persoonsgegevens verzamelen wij over u?

AIRKAN kan de volgende persoonsgegevens van u worden verzameld (in het geval u de melder bent) of van een derde persoon (in het geval u de beschuldigde persoon en / of een getuige bent) verwerken:

1. Basis-identificatiegegevens

Onder “basis-identificatiegegevens” verstaan wij alle informatie die verwijst naar een bepaalde natuurlijke levende persoon.

Deze persoonsgegevens bevatten uw basis-identificatiegegevens zoals uw voor-en achternaam, adres, beroep, contactgegevens en alle andere informatie die u ons hebt gegeven over de perso(o)n(en) die betrokken is/zijn bij de klacht.

2. Gevoelige categorieën van persoonsgegevens

Naar aanleiding van een melding kunnen bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verzameld. Dit zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens met betrekking tot ras of etniciteit, gezondheid, seksleven, religie of persoonlijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond.

In dit geval worden dergelijke persoonsgegevens alleen verwerkt voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving of de noodzaak om een inbreuk vast te stellen, of om rechten van de klokkenluider uit te oefenen.

Als deze gevoelige persoonsgegevens daarentegen niet relevant zijn en buiten het toepassingsgebied vallen van de toepasselijke wetgeving of niet nodig zijn om een rechten uit te oefenen worden ze onmiddellijk geschrapt.

3. De beschrijving van de vermeende inbreuk, alsmede een beschrijving van de omstandigheden van het geval.

Wanneer AIRKAN een melding ontvangt, wordt er een dossier aangemaakt met daarin de gegevens van de melding.

We verwerken immers deze persoonsgegevens voor interne rapportagedoeleinden om intern informatie te vermelden zoals het aantal meldingen dat we ontvangen en over alle acties die we hebben ondernomen als gevolg van dergelijke meldingen door klokkenluiders. Dit bevat echter nooit informatie die individuele klokkenluiders of hun werkgevers (inclusief ex

werkgevers) identificeert.

Binnen de beschrijving van de vermeende inbreuk die u verstrekt kunnen er persoonsgegevens worden verwerkt rond:

• onwettig gedrag of schendingen van het bedrijf waarvan u kennis hebt gekregen met betrekking tot uw relatie met AIRKAN;
• onethisch gedrag, in strijd met de ethische principes van AIRKAN.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

We hebben de informatie die u verstrekt bij uw melding nodig om uw melding te onderzoeken, inclusief al het verstrekte bewijs dat u ons heeft bezorgd. We moeten de details van uw klacht kennen, zodat we een beslissing kunnen nemen over de naleving van de relevante wetgeving door AIRKAN en onze verplichtingen kunnen nakomen.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• U in staat te stellen rapporten in te dienen;
• AIRKAN in staat te stellen uw meldingen te verwerken, te beoordelen en verder te onderzoeken door eventueel relevante afdelingen van AIRKAN erbij te betrekken;
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen van bevoegde autoriteiten;
• AIRKAN in staat te stellen onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• Het uitvoeren van onze controles en activiteiten voor het monitoren van bedrijfsrisico’s en het verbeteren van onze interne processen.

5. Op basis van welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die worden genoemd in meldingen over vermeende inbreuken, worden uitsluitend verwerkt op basis van een wettelijke verplichting, aangezien deze informatie nodig is om te voldoen aan de EU-Richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden alsook de Belgische wet ter omzetting van deze Richtlijn van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (B.S. 15 december 2022).

6. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden?

AIRKAN kan, direct of indirect, persoonsgegevens doorgeven aan:

Toezichthoudende publieke instellingen

Naar aanleiding van het onderzoek van de melding zal AIRKAN in sommige omstandigheden informatie rond persoonsgegevens moeten doorgeven aan de desbetreffende toezichthoudende overheidsinstelling, belastingsdienst of openbaar parket bevoegd voor het onderzoek van de daaraan gerelateerde inbreuk.

Deze entiteiten zullen optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken van de respectieve verwerkingen.

AIRKAN en diens zuster- en moederondernemingen

Alleen geautoriseerde werknemers hebben toegang tot de persoonsgegevens. Dit zijn personen die specifiek zijn aangewezen en hierbij de volledige vertrouwelijkheid van de verstrekte persoonsgegevens kunnen garanderen in overeenstemming met de meest geschikte beveiligingsmaatregelen die door AIRKAN zijn geïmplementeerd.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt door het personeel van AIRKAN is toegewezen aan een specifieke rol, gebonden is aan een vertrouwelijkheidsverplichting en passende instructies heeft ontvangen.

Uw persoonsgegevens worden alleen toegankelijk gemaakt voor die personen die deze binnen de Groep nodig hebben met het oog op hun functie of hiërarchische positie. Deze personen zullen naar behoren worden geïnstrueerd om verlies, vernietiging, ongeoorloofde toegang of ongeoorloofde verwerking van gegevens te voorkomen.

Deze bedrijven treden op als deel van de aangeduide verwerkingsverantwoordelijke, AIRKAN NV, tenzij zij namens AIRKAN optreden als externe gegevensverwerkers en daarom een specifiek contract hebben ondertekend dat de aan hen toevertrouwde verwerking regelt, overeenkomstig artikel 28 van de AVG.

Dienstverleners van AIRKAN:

Daarnaast kunnen de gegevens worden gebruikt door derde bedrijven die namens AIRKAN instrumentele activiteiten uitvoeren, zoals dienstverleners (met inbegrip van IT-bedrijven) die zijn belast met een specifiek beheer van contractuele verplichtingen, externe adviseurs voor het beheer van het onderzoeksproces en juridische bijstand, bedrijven en bedrijven in het kader van bijstand en adviesrelaties.

Deze bedrijven treden op als externe gegevensverwerkers en staan onder leiding en toezicht van AIRKAN, tenzij zij namens AIRKAN optreden als externe gegevensverwerkers en daarom een specifiek contract hebben ondertekend dat de aan hen toevertrouwde verwerking regelt, overeenkomstig artikel 28 van de AVG.

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens verkregen in het kader van klokkenluidersdiensten worden bewaard voor een termijn van 6 tot 10 jaar afhankelijk van de ernst van de inbreuk. Meldingen die aanleiding kunnen geven tot strafrechtelijke onderzoeken kunnen immers bewaard worden voor een duurtijd tot 10 jaar.

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt en opgeslagen, in overeenstemming met het beleid voor gegevensbewaring van AIRKAN, voor de tijd die nodig is om de rapporten te beheren en voor de periode die strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en voor de vervulling van toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Bovendien worden de gegevens verwijderd of blijvend geanonimiseerd wanneer de bovenstaande doelen worden bereikt, tenzij de gegevensbeheerder verplicht is de gegevens gedurende een verdere periode te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

In ieder geval worden uw gegevens niet langer dan 10 jaar na het indienen van de melding bewaard.

8. Sturen wij uw persoonsgegevens door buiten de EU?

Het is mogelijk dat AIRKAN uw persoonsgegevens doorgeeft aan partijen die zijn gevestigd in derde landen, dit zijn landen buiten de Europese Economische Ruimte (d.i. de Europese Unie, Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein).

Zo’n doorgifte is echter enkel mogelijk als het land waar de ontvangende partij is gevestigd, voldoende wettelijke waarborgen biedt ter bescherming van uw persoonsgegevens en die de Europese Commissie als adequaat heeft beoordeeld. In de andere gevallen, heeft AIRKAN met de ontvanger een modelcontract (Standard Contractual Clauses) gesloten zodat een gelijk(w)aardige bescherming is geboden als in Europa.

Indien er meer informatie of een kopie is gewenst van de waarborgen bij deze internationale doorgiften van persoonsgegevens, kan steeds de procedure zoals omschreven onder artikel 10 worden gevolgd.

9. Wat zijn uw rechten?

De gegevensbeschermingswetgeving voorziet in verschillende rechten voor de betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zodat de betrokkene voldoende controle kan blijven uitoefenen over de verwerking van hun persoonsgegevens.

AIRKAN probeert via huidig beleid reeds zoveel mogelijk informatie te verstrekken aan de betrokkenen om zo transparant mogelijk te zijn wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.

AIRKAN begrijpt dat de betrokkene nog vragen kan hebben of bijkomende verduidelijkingen wenst met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens. AIRKAN begrijpt dan ook het belang van de rechten en zal deze rechten dan ook naleven rekening houdende met de wettelijke beperkingen bij de uitoefening van deze rechten. De verschillende rechten worden hieronder nader omschreven.

Recht op toegang/inzage

U heeft het recht om van AIRKAN de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van zijn persoonsgegevens. In het positieve geval kan de betrokkene om inzage van zijn persoonsgegevens vragen.

AIRKAN zal de betrokkene informeren over de volgende zaken:

1. de verwerkingsdoeleinden;
2. de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
3. de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt;
4. de doorgifte aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
5. indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
6. dat de betrokkene het recht heeft de organisatie te verzoeken dat persoonsgegevens worden verbeterd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
7. dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
8. wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
9. het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en nuttige informatie over de onderliggende logica van deze besluitvorming en het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

AIRKAN verstrekt tevens een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Wanneer de betrokkene bijkomende kopieën vraagt, kan AIRKAN een redelijke vergoeding aanrekenen.

Recht op verbetering

Wanneer de betrokkene vaststelt dat AIRKAN onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over hem beschikt, heeft de betrokkene steeds het recht om dit te melden aan de organisatie zodat het nodige kan worden gedaan om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokkene om correcte persoonsgegevens te verstrekken aan de organisatie.

Recht op vergetelheid

U kan de wissing van zijn persoonsgegevens vragen wanneer de verwerking niet in overeenstemming is met de gegevensbeschermingswetgeving en binnen de perken van de wet (art. 17 AVG).

Recht op beperking van verwerking

U kan verzoeken om de verwerking te beperken indien

1. de juistheid van de persoonsgegevens in vraag is gesteld en voor de periode om de juistheid te controleren;
2. de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene wenst geen wissing van de gegevens;
3. de organisatie de gegevens niet meer nodig heeft, maar de betrokkene vraagt om ze niet te verwijderen aangezien hij ze nodig heeft bij de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
4. bezwaar tegen de verwerking wordt gemaakt in afwachting van de toelichting van de gerechtvaardigde belangen die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om zijn persoonsgegevens die hij aan de organisatie heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. De betrokkene heeft het recht om deze persoonsgegevens (rechtstreeks door de organisatie) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit kan indien de verwerking berust op uw toestemming en op basis van een verwerking via een geautomatiseerd proces.

Recht van bezwaar

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (met inbegrip van profiling), kan u steeds bezwaar maken tegen de verwerking.

U kan tevens bezwaar maken tegen de verwerking wegens een specifieke situatie die met de betrokkene verband houden. De organisatie zal de verwerking staken tenzij de organisatie dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder doorwegen dan de belangen van de betrokkene of die verband houden met de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming

U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.

Dit recht om niet te worden onderworpen aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming bestaat niet wanneer het besluit is toegestaan door een dwingende wettelijke bepaling.

U kan dit recht evenmin inroepen wanneer het besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en AIRKAN of berust op uw uitdrukkelijke toestemming. In deze laatste twee gevallen heeft u wel het recht op menselijke tussenkomst van iemand van AIRKAN en heeft hij/zij het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en om het geautomatiseerd besluit aan te vechten.

Recht op de intrekking van de toestemming

Indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan AIRKAN om uw gegevens te verwerken, kan u deze toestemming ten allen tijde intrekken door een e mail te sturen conform de procedure zoals uitgelegd in volgend artikel.

10. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Om de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kunt u ons een schriftelijk verzoek sturen, gedateerd en ondertekend, met een kopie van de voorkant van uw identiteitsbewijs.

Het verzoek kan worden verzonden:

• per e-mail: whistleblowing@airkan.be of gdpr@airkan.be ;
• schriftelijk naar het volgende postadres: Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde, België.

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u duidelijk aan te geven op welk recht u een beroep wilt doen.

Het verzoek om een kopie van de gegevens te verkrijgen wordt binnen een maand verwerkt. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met factoren als de complexiteit en het aantal verzoeken. In geval van verlenging van de termijn wordt u hiervan op de hoogte gebracht en van de redenen voor de verlenging.

We zullen derden aan wie de gegevens zijn meegedeeld op de hoogte stellen van elke rectificatie, wissing of beperking die is uitgevoerd, tenzij dit niet mogelijk is of een onevenredige inspanning vereist.

We doen er alles aan om met u samen te werken om een eerlijke oplossing te vinden voor elke klacht of bezorgdheid over uw privacy. Als u echter van mening bent dat we u niet hebben kunnen helpen met uw klacht of bezorgdheid, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waarin u woont met behulp van hun website.

Als u in België woont, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie hierover is te vinden op https://www.dataprotectionauthority.be/.

11. Wijzigingen

We kunnen deze Verklaring wijzigen of aanvullen indien nodig. Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht aan deze Privacyverklaring, zal de datum waarop deze wordt gewijzigd worden aangepast en zullen we u ook op de hoogte stellen.

We raden u ook aan om deze Verklaring regelmatig te bekijken om de laatste versie te lezen rond hoe we uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Datum laatste aanpassing: 27 september 2023